Concepto
Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente.
Casos en los que se emite
Antes de esbozar cualquier definición, es preciso aclarar que este artículo hará referencia a la nota de credito tributaria o contable y no así a la de carácter bancario, generalmente conocida como “nota de cargo”.
Siempre ligada a la nota de débito en términos conceptuales, la NC es un comprobante de uso cotidiano especialmente utilizado para salvar el cobro ‘de más’ de un determinado gasto, para concretar la anulación total de una exigencia de pago o para asignar un descuento en una compra específica.
Este documento, inmerso en el quehacer diario de la comunidad socio-económica de los diferentes países, será igualmente válido para los contribuyentes del Régimen General como para aquellos incluidos en el Régimen Especial.
La nota de credito es el documento administrativo más utilizado para asentar sobre el papel los movimientos que se ejecutan sobre una transacción anterior, que, por lo general, fue registrada en una factura perteneciente a una caja ya cerrada.
Fundamentalmente se utiliza para remendar errores de facturación, otorgar beneficios no contemplados de antemano o reflejar la concesión de un reintegro ante la devolución de una determinada mercadería por parte del cliente.
A pesar de su uso extendido – y obligatorio en ciertas circunstancias – surgen muchas dudas en relación a su expedición, las cuales podrán ser evacuadas a través de este artículo.
Aunque sus motivos pueden ser varios y variados, y cada ocasión es particular, en las ciencias económicas se tienden a agrupar los casos en los que se recurre a la NC en cinco oportunidades diferentes, contribuyendo con su expresión y estudio. Detallemos estas clasificaciones.
- Descuentos
La NC tiene su esencia contable y tributaria. Algunas empresas suelen descontar porcentajes a sus mejores clientes, o a quienes compran por grandes volúmenes. Sin embargo, por cuestiones propias de la administración, y dependiendo las formas de asentamiento en los libros contables, es común que la clientela perciba el beneficio posteriormente y a través de una NC.
De acuerdo a su definición más amplia, la nota de credito es un documento a través del cual se informa la disminución de un determinado valor numérico.
Sin embargo, la utilización de este recurso en distintos ámbitos ha dado lugar a confusiones y dudas que este artículo pretende despejar.
La NC comercial
En el área de los negocios y las empresas, la N/C es un elemento sumamente utilizado, no sólo como documento capaz de garantizar trasparencia en el manejo interno de la compañía sino para respaldar ante la ley una parte de las operaciones comerciales que se realizan.
Una nota de credito es un documento que expresa un saldo a nuestro favor; sus causas son variadas, y por lo general se manifiestan en los movimientos de las cuentas corrientes. ¿Cuáles son las ocasiones más frecuentes en las que nos otorga?
1 – Devoluciones por errores contables
Un asunto muy común por el cual podemos recibir una NC son los errores en la contabilidad. En ocasiones se trata de cálculos mal hechos o escritos incorrectamente, y en otras, de conceptos equivocados. Por ejemplo, puede que al realizar una compra grande, quien nos vendió haya incluido mal el precio de un producto, y por los plazos acordados, nosotros ya lo hayamos pagado. Si la adquisición es esporádica (es decir, no se trata de un proveedor frecuente), la devolución probablemente se realice con una NC bancaria. También puede darse que recibamos un depósito por cuestiones no comerciales en nuestra cuenta, y un controlador impositivo nos descuente un porcentaje; al demostrar que el concepto de la retención fue equivocado, nos devolverán el monto con este documento y a través del banco.
Con la idea de introducir un conjunto de reformas tendientes a la creación de un nuevo modo de financiamiento para la adquisición de viviendas, Uruguay dispuso la sanción de una ley que creó la nota de crédito hipotecaria.
Antes de contar con la anuencia del Poder Legislativo local para la cristalización de la iniciativa, el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente uruguayo le encargó a la Agencia Nacional de la Vivienda del mismo país la elaboración de un proyecto de ley capaz que cumplir con ese anhelo.
Así, luego de una ardua tarea, la iniciativa que postuló la creación de la NC hipotecaria fue aprobada por el Parlamento el 8 de septiembre de 2009, fecha desde la que reviste carácter de normativa.
A los efectos de registrar cada uno de los movimientos realizados en su cuenta bancaria, las empresas poseen un libro auxiliar, donde asientan el giro y la anulación de cheques y consignaciones y la expedición de notas de credito y de débito.
A su vez, la entidad financiera que alberga las cuentas de las empresas apunta las acciones efectuadas por los clientes, a quienes, en forma regular, les envía un extracto o síntesis de la actividad que hubo y el saldo que tienen al último día del mes en curso.
Por lo general, lo que las compañías suponen que poseen no coincide con lo que marca el resumen del banco, situación que amerita un cotejo pormenorizado entre éste y los datos incluidos en los libros auxiliares de la empresa.
Este proceso de confrontación de movimientos y valores que llevan a cabo las dos caras de la misma moneda recibe el nombre de “conciliación bancaria”.
Los documentos comerciales como la nota de credito son comprobantes extendidos por una empresa o negocio para certificar las operaciones que se concretan en el ámbito de las transacciones.
Su importancia radica en la necesidad de controlar todas las acciones que se llevan adelante en una compañía: precisando el vínculo jurídico entre las partes que intervienen en un determinado intercambio, los documentos comerciales son pruebas fieles de que la empresa se adecua a las disposiciones de la ley y de que sus procesos cumplen con los usos y costumbres generalizados en la sociedad que la contiene.
Sin embargo, la existencia de los documentos comerciales también constituye un elemento central para la comprobación de los asientos de contabilidad, hecho que ha obligado a su conservación por 10 años registrados a partir de la fecha de emisión; recién luego de ese período, se pueden desechar.
1 – ¿Para qué sirve una nota de crédito?
Es un documento comercial, complementario a la factura, que se utiliza con el objeto de reducir el monto fijado en un recibo emitido con anterioridad.
2- ¿Quiénes deben expedir una NC?
La tarea está a cargo de los vendedores o prestadores de servicios, quienes dispondrán de este documento ante la necesidad de disminuir un valor por una circunstancia dada.
3 – ¿Ante qué eventualidades se debe emitir?
La disminución en el valor de una factura puede ser necesaria por diferentes motivos: que existan diferencias entre el precio real y el monto cobrado, que se deseen otorgar descuentos o bonificaciones luego de haber confeccionado el ticket o que el comercio o empresa precise restituir una determinada suma a un cliente que le devolvió una mercadería (cualquiera fuera la causa).