Como se confecciona?

La nota de credito es el documento administrativo más utilizado para asentar sobre el papel los movimientos que se ejecutan sobre una transacción anterior, que, por lo general, fue registrada en una factura perteneciente a una caja ya cerrada.

Fundamentalmente se utiliza para remendar errores de facturación, otorgar beneficios no contemplados de antemano o reflejar la concesión de un reintegro ante la devolución de una determinada mercadería por parte del cliente.

A pesar de su uso extendido – y obligatorio en ciertas circunstancias – surgen muchas dudas en relación a su expedición, las cuales podrán ser evacuadas a través de este artículo.

En primer lugar, se debe conocer que los únicos responsables de la emisión de una NC son los vendedores de bienes o los proveedores de servicios, ya sean los propietarios de un comercio, las autoridades de una empresa o los empleados. Serán ellos los encargados de completar este instrumento administrativo para disminuir un monto en una ocasión dada.

Hay varias situaciones que motivan a la emisión de una nota de crédito. Entre los más frecuentes, se cuentan: rebajas no consideradas en la factura original, diferencias entre el precio real y el importe cobrado, rotura de un producto no entregado pero ya abonado por el consumidor, necesidad de restituir una mercadería por la cual el cliente exige reembolso, aplicación de un beneficio o descuento en una fecha posterior al labrado de un recibo, entre otros.

Ante cualquiera de estas circunstancias, quien tenga que expedirla deberá considerar una serie de datos que no pueden faltar en este documento escrito, que tendrá como destinatario a su cliente.

Principalmente, tendrá que prestar atención a: la razón social de quien emite la NC, junto con la clave de identificación tributaria, el domicilio de la casa central o de las sucursales (en caso de que las tuviera), la ciudad donde está radicado el negocio o la empresa ‘firmante’ y el rubro en el que se enmarca.

También deberá contemplar la inclusión del número de teléfono, la casilla de correo y/o la dirección de e-mail.

Respecto del tenedor de la nota, será conveniente que escriba nombre y apellido, si se trata de una persona física, o identidad legal, si se refiere a una persona jurídica; número de cliente (si existiera) y suficiente información de contacto.

Una vez revisada esta fase, el emisor no podrá olvidar: la remisión a la factura que se confeccionó en la operación original (con fecha, producto/s e importe), el concepto por el cual se recurrió a la nota de crédito y el monto correspondiente a la disminución que se efectúa.

En síntesis, si usted internaliza estas recomendaciones cuando esté al frente de un mostrador, no tendrá problemas ni con sus clientes ni con las rendiciones exigidas por el área contable.

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Categoria: General

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